2013年湖北自考"秘書工作"復(fù)習(xí)要點(diǎn)（3）

湖北省2013年自考"秘書工作"復(fù)習(xí)要點(diǎn)（3）

第三章　秘書的職能環(huán)境

　　1、簡(jiǎn)述秘書職能環(huán)境的層次結(jié)構(gòu)

　　答：秘書職能環(huán)境分三個(gè)層次，即秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、秘書所在組織內(nèi)部環(huán)境和秘書所在組織外部環(huán)境。

　　形成和保持機(jī)構(gòu)內(nèi)部良好的環(huán)境應(yīng)具備的條件：一要有一位作風(fēng)正派，知識(shí)能力全面，經(jīng)驗(yàn)豐富，具有良好的指揮和協(xié)調(diào)能力的秘書部門負(fù)責(zé)人，二是要有健全的工作制度，三是要建立科學(xué)合理的分工配合體系，形成高效的工作流程，四是要形成靈敏的信息綜合機(jī)制，提高信息綜合度，五是要形成和諧的人際關(guān)系，不斷加強(qiáng)向心力和凝聚力，六是要改善物質(zhì)環(huán)境，具有一定的辦公設(shè)備，創(chuàng)建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

　　組織內(nèi)部環(huán)境的構(gòu)成要素：結(jié)構(gòu)要素，動(dòng)態(tài)運(yùn)行要素，生態(tài)發(fā)展要素，心態(tài)觀念方面的要素，物質(zhì)環(huán)境條件。

　　2、理解秘書職能環(huán)境要素關(guān)系的內(nèi)涵

　　答：秘書職能環(huán)境要素關(guān)系，主要指的是秘書職能活動(dòng)中與各有關(guān)方面的關(guān)系；有秘書與本組織領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，這在眾多要素關(guān)系中是最主要最本質(zhì)的，對(duì)秘書工作起關(guān)鍵性作用的關(guān)系；秘書部門與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系；正確處理與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系，有利于本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的聯(lián)系與溝通，有利于發(fā)揮秘書工作的職能作用，秘書部門與職能部門的關(guān)系，秘書與群眾的關(guān)系。處理好與群眾的關(guān)系，必須注重：在指導(dǎo)思想上，要以人民群眾的根本利益為依歸，在工作行動(dòng)上，將貼近領(lǐng)導(dǎo)工作與深入群眾，聯(lián)系群眾有機(jī)地結(jié)合起來，在工作作風(fēng)上，尊重群眾，關(guān)心群眾，反映群眾的意愿和要求，甘當(dāng)群眾的小學(xué)生。

　　3、秘書職能環(huán)境對(duì)秘書工作有何作用

　　答：秘書職能環(huán)境對(duì)秘書工作的規(guī)定性，導(dǎo)向性，促動(dòng)性，機(jī)遇性和風(fēng)險(xiǎn)性。

　　4、怎樣理解秘書職能環(huán)境資源的開發(fā)

　　答：秘書工作中，適應(yīng)職能環(huán)境特征、滿足職能環(huán)境需要、順應(yīng)職能環(huán)境發(fā)展，都要以有利于開發(fā)職能環(huán)境資源，有利于實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)為落腳點(diǎn)；秘書在工作中開發(fā)職能環(huán)境資源要注意：一要合理開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人的影響力資源，二要注重開發(fā)職能環(huán)境中的信息智能資源，三要注重從協(xié)調(diào)和加強(qiáng)各方面關(guān)系中開發(fā)職能環(huán)境中的能量資源；開發(fā)職能環(huán)境資源有利于增加職能工作的活力和有效性，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作和組織管理也能起到積極的支持作用。

　　秘書要順利，充分發(fā)揮其職能作用，必須適應(yīng)職能環(huán)境各要素并從適應(yīng)環(huán)境特征，在實(shí)踐中必須注重適應(yīng)宏觀環(huán)境特征和發(fā)展趨勢(shì)，適應(yīng)所在組織的行業(yè)環(huán)境特征，適應(yīng)所在組織環(huán)境特征，適應(yīng)秘書機(jī)構(gòu)為綜合辦公部門的環(huán)境特征，適應(yīng)主輔配合在領(lǐng)導(dǎo)身邊綜合輔助，跟蹤服務(wù)，充當(dāng)參謀助手，辦事辦文辦會(huì)，提供信息服務(wù)等職能活動(dòng)的客觀業(yè)務(wù)環(huán)境的要求，適應(yīng)具體工作環(huán)境特征；滿足職能環(huán)境需要：首先要滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，其次要滿足組織日常辦公事務(wù)的需要，再次，要滿足參謀的需要；順應(yīng)職能環(huán)境發(fā)展，一是對(duì)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的態(tài)勢(shì)有所準(zhǔn)備，二是要關(guān)注組織三，五年的發(fā)展計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)一屆任期內(nèi)的工作計(jì)劃和任務(wù)目標(biāo)，以便把握一段時(shí)期內(nèi)組織管理和發(fā)展的情況，在秘書工作中針對(duì)組織階段性發(fā)展計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)任期任務(wù)目標(biāo)，提供積極有效的綜合輔助，三是要準(zhǔn)確把握組織一年內(nèi)的工作計(jì)劃安排，以及外部環(huán)境發(fā)展變化的狀況，內(nèi)外結(jié)合，從職能環(huán)境一年內(nèi)變化的節(jié)奏和階段性， 安排一年內(nèi)各階段的工作重點(diǎn)和適應(yīng)環(huán)境節(jié)奏要求，四是要隨時(shí)關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)工作的變化和需要，隨時(shí)了解組織內(nèi)外的變化與需要，以順應(yīng)職能環(huán)境的發(fā)展；開發(fā)職能環(huán)境資源著手。

　　5、怎樣優(yōu)化秘書職能環(huán)境

　　答：優(yōu)化職能環(huán)境的立足點(diǎn)，一是必須從客觀實(shí)際出發(fā)，以現(xiàn)實(shí)中已經(jīng)存在的職能環(huán)境為立足點(diǎn)，正確地面對(duì)職能環(huán)境，二是必須立足于本職工作，在本職崗位上積極發(fā)揮作用，三是必須立足于現(xiàn)實(shí)需要，處理好現(xiàn)實(shí)與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)系；優(yōu)化職能環(huán)境的著力點(diǎn)，主要是優(yōu)化開發(fā)具體工作的環(huán)境，其關(guān)鍵是優(yōu)化與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合關(guān)系，秘書著力于優(yōu)化具體工作環(huán)境，必須把優(yōu)化與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合關(guān)系，優(yōu)化與部門及群眾的關(guān)系結(jié)合起來，必須優(yōu)化秘書工作一切相關(guān)方面的關(guān)系；優(yōu)化職能環(huán)境的主要途徑，是在具體的職能工作中，與各有關(guān)方面建立、維護(hù)和加強(qiáng)相互理解，信任和合作的和諧關(guān)系。

　　6、秘書職能環(huán)境障礙一般有哪些？如何排除這些障礙？

　　答：秘書職能環(huán)境障礙包含有信任障礙，理解障礙，溝通障礙，利益障礙；對(duì)信任障礙的排除：一要排除失誤造成的信任障礙，二要排除工作態(tài)度方面的信任障礙，三要排除思想動(dòng)機(jī)方面的信任障礙，四要排除誤會(huì)造成的信任障礙；對(duì)理解障礙的排除，秘書要努力使領(lǐng)導(dǎo)、部門和群眾理解秘書工作，同時(shí)，秘書也要善于理解別人；對(duì)溝通障礙的排除：一是錯(cuò)誤的功利觀造成的虛報(bào)信息的障礙，二是管理信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)不健全造成的運(yùn)作低效狀態(tài)，三是人際關(guān)系隔閡造成的溝通障礙；對(duì)利益障礙的排除一是有令不行，有禁不止，二是各行其是，使組織的整體功能和整體利益受損，三是只顧眼前利益，不顧長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，四是個(gè)人利益膨脹，唯利是圖，以權(quán)謀私，貪贓枉法，違法亂紀(jì)。

　　7、簡(jiǎn)述秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的基礎(chǔ)

　　答：秘書必須精通領(lǐng)導(dǎo)決策的基本知識(shí)，秘書必須了解領(lǐng)導(dǎo)戰(zhàn)略，秘書必須懂得政策。

　　8、簡(jiǎn)述秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的方法

　　答：一是擺正位置，自覺服務(wù)，二是正確領(lǐng)會(huì)，貫徹意圖，三是加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的思想溝通，四是自覺與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)個(gè)人感情。

　　秘書人員如何對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)意圖：首先，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)意圖的形成過程中做好大量輔助性的服務(wù)工作，其次，秘書人員必須正確理解，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，再次，秘書還應(yīng)做好領(lǐng)導(dǎo)意圖貫徹中的信息反饋工作。

　　秘書在傳達(dá)貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖時(shí)應(yīng)注意的問題：一是不能延誤傳達(dá)時(shí)間，二是不能截留領(lǐng)導(dǎo)意圖，三是不能隨意解釋或歪曲領(lǐng)導(dǎo)意圖，四是在領(lǐng)導(dǎo)意圖傳達(dá)貫徹中遇到抵觸等困難時(shí)，秘書人員要堅(jiān)持原則，又要機(jī)動(dòng)靈活地多做工作，使執(zhí)行者自覺接受。

　　9、秘書為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)要把握和處理哪些關(guān)系？

　　答：為主要領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)與為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)，為中心工作服務(wù)與為日常工作服務(wù)，處理好多頭指示，避免釀成矛盾；對(duì)口請(qǐng)求，避免交叉請(qǐng)求；逐級(jí)請(qǐng)示，避免越級(jí)請(qǐng)示；加強(qiáng)溝通，避免產(chǎn)生誤會(huì)；篩選信息，避免說是道非。

　　領(lǐng)導(dǎo)班子與秘書群體的關(guān)系：領(lǐng)導(dǎo)班子要有專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)秘書工作；在領(lǐng)導(dǎo)班子更替之際，秘書班子應(yīng)當(dāng)保持相對(duì)的穩(wěn)定；領(lǐng)導(dǎo)人與專職秘書的關(guān)系；

　　10、簡(jiǎn)述秘書人際交往的原則和方法

　　答：秘書人際交往的原則：關(guān)系對(duì)等原則，互得互惠原則，誠(chéng)實(shí)守信原則，寬容忍耐原則；秘書人際交往的方法：加強(qiáng)感情投資，堅(jiān)持求同存異，注意換位思考。

　　人際交往的內(nèi)容：從性質(zhì)來分，有公務(wù)交往與私人交往；從對(duì)象來分：領(lǐng)導(dǎo)交往與群眾交往；從方式來分：口頭交往與書面交往。

　　人際交往的特征：公務(wù)性，代表性，多向性。

　　11、簡(jiǎn)述秘書與部門關(guān)系的形態(tài)及處理與部門關(guān)系的方法

　　答：秘書與部門關(guān)系的形態(tài)有輔助形態(tài)和協(xié)調(diào)形態(tài)；處理與部門關(guān)系的方法有：強(qiáng)化部門觀念，體諒部門實(shí)情，促進(jìn)部門協(xié)調(diào)。

　　秘書與同事的關(guān)系：有兩種表現(xiàn)形態(tài)：合作形態(tài)與競(jìng)爭(zhēng)形態(tài)，其處理方法：要取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高，要防止嫉賢妒能，善于雪中送炭，待人寬宏大量，堅(jiān)持求同存異，不要講私怨，要善于自制，切忌多疑，要學(xué)會(huì)超脫，及時(shí)道歉。

　　秘書與群眾關(guān)系：表現(xiàn)形態(tài)有被動(dòng)和主動(dòng)兩種形態(tài)，處理方法：強(qiáng)化服務(wù)觀念；有效溝通上下機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的渠道，加強(qiáng)上下溝通；積極排解疑難，急群眾之所急。

　　12、理解秘書與新聞媒介的關(guān)系

　　答：秘書與新聞媒介的關(guān)系不同于一般的公眾，而是具有雙重人格的特殊公眾，對(duì)于秘書來說，一方面新聞媒介是社會(huì)組織賴以實(shí)現(xiàn)公共關(guān)系目標(biāo)的重要媒介；另一方面，新聞媒介又是各種社會(huì)組織，是秘書人員必須費(fèi)力去爭(zhēng)取的重要公眾；其作用表現(xiàn)在：新聞媒介是塑造組織形象的主要公眾，能大大加快社會(huì)組織與公眾之間的信息交流，大大提高社會(huì)組織與公共關(guān)系工作的效率；與秘書信息在一定條件下可以互相轉(zhuǎn)化；在處理與新聞媒價(jià)的關(guān)系上要做到四要四不要：四要是指：要友好熱情，以禮相待；要實(shí)事求是，以誠(chéng)相待；要一視同仁，平等相待；要迅速行動(dòng)，改進(jìn)工作；四不要指：不要一廂情愿，干擾記者；不要以利相交，送禮行賄；不要以廣告為餌，交換要挾；不要被動(dòng)消極，倉促應(yīng)付。