2013年湖北自考"秘書工作"復(fù)習(xí)要點(diǎn)（4）

湖北省2013年自考"秘書工作"復(fù)習(xí)要點(diǎn)（4）

　　1、怎樣理解組織管理方法對秘書工作的適用性？

　　答：組織目標(biāo)為秘書選用工作方法指明方向；組織規(guī)范為秘書選用工作方法提供依據(jù)；組織需要是秘書選擇工作方法的基礎(chǔ)；組織管理方法適用于秘書工作。

　　2、理解秘書工作進(jìn)程的調(diào)度方法。

　　答：秘書工作中常用的調(diào)度方法有：ABC分類處理方法，是對繁雜的工作任務(wù)，可以按照重要和急緩程度分類排列辦理順序，將要事急事列為A類，將重要但不急辦的事情列為B類，將一般性事務(wù)和可暫緩辦理的事項(xiàng)列為C類，可放在時間比較充裕時辦理，這樣，就可主動安排辦理順序，在被動接受任務(wù)后，具有完成任務(wù)的主動性，避免貽誤要事急事，確保各項(xiàng)工作按質(zhì)按量在規(guī)定的時間內(nèi)完成； 集中辦理與分段進(jìn)行相結(jié)合的方法，是秘書應(yīng)首先盡可能將手頭的工作，在保證質(zhì)量的前提下一鼓作氣、一氣呵成地集中精力迅速辦理完畢，避免中途間斷或擱置，這樣，既可保證質(zhì)量，又可提高效率，若工作量大，進(jìn)程又的較長的任務(wù)在辦理中出現(xiàn)暫停時，必須處理其他問題，應(yīng)將未完成的事項(xiàng)先記下工作要點(diǎn)，待臨時出現(xiàn)的事務(wù)處理后，迅速按工作重點(diǎn)完成第一件事，以確保工作的連續(xù)性和完整性； 統(tǒng)籌計(jì)劃法， 類似目標(biāo)管理方法，一是注重任務(wù)控制，將所有具體的事項(xiàng)一一列出，全面安排，責(zé)任到人，落到實(shí)處，不能有遺漏，二是注重質(zhì)量控制，對每項(xiàng)具體事務(wù)都提出明確的具體要求，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人督導(dǎo)，確保工作質(zhì)量，三是注重時間控制，要求每項(xiàng)事務(wù)，每個環(huán)節(jié)都必須按預(yù)定時間完成，嚴(yán)格控制完成任務(wù)的進(jìn)度和時限。

　　3、理解海外的幾種秘書時間管理方法。

　　答：海外秘書時間管理方法有：時間表，即做到適合領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)特點(diǎn)，職責(zé)權(quán)限，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，適合機(jī)會要求，時間表有全年預(yù)定時間表，每月預(yù)定時間表，每周預(yù)定時間表，每日預(yù)定時間表，單項(xiàng)重要工作事項(xiàng)預(yù)定表，每月預(yù)定時間表，要在前一個月底做好，每周預(yù)定時間表，要在前一個周末做好，每日預(yù)定時間表，要在前一天下班前做好，以備領(lǐng)導(dǎo)人參考，單項(xiàng)工作時間表可根據(jù)實(shí)際需要擬訂；統(tǒng)計(jì)時間法， 要求必須真實(shí)，準(zhǔn)確，要選擇有挖根生的記錄區(qū)，要及時反饋，要持之以恒；目標(biāo)時間法，特點(diǎn)在于目標(biāo)的集中性，實(shí)效性，目標(biāo)時間計(jì)劃的循環(huán)性，時間的預(yù)控性。

　　4、理解秘書工作一般規(guī)律及其內(nèi)涵。

　　答：秘書工作一般規(guī)律，即秘書主輔配合近身綜合輔助與適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作公務(wù)活動需要的規(guī)律，揭示了領(lǐng)導(dǎo)對秘書公務(wù)服務(wù)需要，秘書工作效果，秘書與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合有效程序，秘書工作投入等要素間的關(guān)系和聯(lián)系：一領(lǐng)導(dǎo)對秘書公務(wù)的需要，與秘書在主輔配合中事務(wù)服務(wù)和參謀輔助的投入必須相適應(yīng)，對能取得領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作的滿意，才能保持和諧的工作狀態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)近身綜合服務(wù)是秘書工作的根本要求，二是主輔配合的有效程度對秘書工作起著關(guān)鍵性作用，三領(lǐng)導(dǎo)對秘書公務(wù)服務(wù)的需要，對秘書工作的職能范圍，職能作用，職能地位等是決定性的，領(lǐng)導(dǎo)對秘書公務(wù)服務(wù)的客觀需要，即有時代和社會環(huán)境所決定的客觀需要，又有領(lǐng)導(dǎo)者個人價(jià)值取向、整體素質(zhì)、工作作風(fēng)等決定的主觀需要，四秘書發(fā)揮其職能作用，是在滿足領(lǐng)導(dǎo)需要，適應(yīng)環(huán)境條件變化，與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的前提下，通過事務(wù)服務(wù)和參謀輔助體現(xiàn)出來的。

　　5、如何運(yùn)用秘書工作的一般規(guī)律？

　　答：一從目標(biāo)把握堅(jiān)持主輔配合的正確方向，二從主輔加深理解提高輔助的有效性，三從主輔配合協(xié)調(diào)提高綜合輔助的效率，四從主輔增強(qiáng)素質(zhì)提高綜合輔助的效能

　　6、何謂秘書工作的特殊規(guī)律？

　　答，秘書工作的特殊規(guī)律，是指秘書工作發(fā)展和運(yùn)作實(shí)踐中，不同領(lǐng)域所特有的規(guī)律，它是不同領(lǐng)域里固有的、本質(zhì)的、穩(wěn)定的關(guān)系和聯(lián)系。

　　秘書工作發(fā)展規(guī)律：秘書工作體制與社會生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)規(guī)律；秘書工作職業(yè)化發(fā)展與社會分工狀況相適應(yīng)規(guī)律；秘書機(jī)構(gòu)職能與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制相適應(yīng)規(guī)律。

　　7、理解秘書專項(xiàng)職能活動規(guī)律及意義

　　答：經(jīng)常性工作規(guī)范化，制度化，科學(xué)化，遵循這一規(guī)律，把本單位秘書經(jīng)常性工作建立在實(shí)事求是的科學(xué)分析的基礎(chǔ)上，制定出制度，規(guī)范，程序，納入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行管理，有利于提高秘書工作的質(zhì)量和效率，克服工作中的隨意性，增加準(zhǔn)確性，做到管理科學(xué)化；秘書知識能力素質(zhì)與其職能要求相適應(yīng)規(guī)律，秘書只有具有了符合具體職能的知識能力的廣度和嘗試才能在各類組織的秘書業(yè)務(wù)活動中，在領(lǐng)導(dǎo)身邊充分發(fā)揮綜合輔助的參謀助手作用；領(lǐng)導(dǎo)立意與秘書忠實(shí)完整準(zhǔn)確表達(dá)相一致的寫作規(guī)律，這一規(guī)律提示了秘書公務(wù)寫作所表達(dá)的是組織領(lǐng)導(dǎo)意圖，所寫作的各類文稿的立意應(yīng)由代表組織意圖的領(lǐng)導(dǎo)人提出，這就確定了寫作的目的，中心，基本觀點(diǎn)，關(guān)鍵提法，重要內(nèi)容等要素的規(guī)范性。

　　8、理解秘書工作中的對立統(tǒng)一規(guī)律

　　答：對立統(tǒng)一規(guī)律是唯物辯證法科學(xué)體系的實(shí)質(zhì)和核心，它揭示了事物與事物，要素與要素間普遍聯(lián)系的實(shí)質(zhì)和內(nèi)容，揭示了事物發(fā)展變化的內(nèi)在源泉，運(yùn)用對立統(tǒng)一規(guī)律，有利于深入地認(rèn)識秘書工作各要素之間的聯(lián)系和關(guān)系，正確地理解和把握秘書工作的一般規(guī)律和特殊規(guī)律；其關(guān)系有：事務(wù)與政務(wù)，被動與主動，綜合性與專業(yè)性，維持與適應(yīng)，聽命與勸諫，宣傳與保密，謀劃與執(zhí)行，全面與重點(diǎn)，規(guī)范性與隨機(jī)性，間接性與直接性。

　　9、秘書工作一般性準(zhǔn)則的內(nèi)容是什么？

　　答：其內(nèi)容是正面效益準(zhǔn)則，以領(lǐng)導(dǎo)工作為核心的準(zhǔn)則，具體工作流程閉環(huán)動作原理。

　　正面效益準(zhǔn)則：就是秘書工作價(jià)值取向必須符合事業(yè)公利、組織公利、必須以有效補(bǔ)益和優(yōu)化社會效益、組織管理效益和領(lǐng)導(dǎo)工作效益為出發(fā)點(diǎn)，必須在工作交通作用指向、工作過程指向、心理及思維指向和素質(zhì)發(fā)展指向等方面，都以不斷提高正面效益為目標(biāo)。

　　10、理解具體工作流程閉環(huán)運(yùn)作原理及其對秘書工作的價(jià)值？

　　答；具體工作流程閉環(huán)動作原理是指各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中，各秘書崗位的分工，各工作環(huán)節(jié)必須有序銜接，首尾相連，開成閉合回路和連續(xù)動作的環(huán)流，維護(hù)工作進(jìn)程的有序性，穩(wěn)定性和連續(xù)性，充分發(fā)揮整體功能；遵從這一原理，秘書工作的輔助決策，會務(wù)組織，文書檔案工作，受權(quán)辦事，信訪工作，信息處理，督促檢查工作，接待工作等，都可按具體工作目標(biāo)的分解，流程設(shè)計(jì)，環(huán)節(jié)銜接，構(gòu)成首尾相連，有序地連續(xù)動作的閉環(huán)流程，這樣就可避免迷失方向或出現(xiàn)差錯，并有助于提高工作效率。

　　如何遵從具體工作流程閉環(huán)運(yùn)作原理，提高秘書工作效率：一秘書工作職能的分解必須與目標(biāo)結(jié)構(gòu)體系相銜接并協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)職能與目標(biāo)的一致性；二是以秘書工作職能和目標(biāo)為基本依據(jù)，建立秘書工作組織機(jī)構(gòu)體系和人員職責(zé)分工體系，使秘書工作職能由具體工作人員承擔(dān)，秘書工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以組織措施為可靠保證；三是在秘書工作職能分解與組建工作系統(tǒng)中，要職能分解與人員分工相結(jié)合，工作流程要嚴(yán)密、無遺漏、不脫節(jié)，工作規(guī)范、明確、具體，人員工作任務(wù)滿負(fù)荷，這樣才能構(gòu)建高效的閉環(huán)運(yùn)作的工作流程。

　　11、秘書工作專門性準(zhǔn)則的內(nèi)容是什么？

　　答：受權(quán)理事雙重角色準(zhǔn)則，綜合協(xié)調(diào)強(qiáng)化整體功能準(zhǔn)則，有效信息溝通準(zhǔn)則。