華農(nóng)自考：秘書如何在“夾縫”中生存

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華中農(nóng)業(yè)大學(xué)自考


論文：秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系,是秘書人際關(guān)系中最重要的關(guān)系,是決定秘書工作成敗的關(guān)鍵因素。每個(gè)秘書都希望有一個(gè)良好的領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境和愉快的工作氛圍,但現(xiàn)實(shí)工作中很多時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)們的意見是不一致的,這就導(dǎo)致秘書經(jīng)常處于領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的“夾縫”中進(jìn)退維谷的局面,處理得不好,就會(huì)將兩方都冒犯。那么,在工作中秘書該如何應(yīng)對(duì)這種局面呢?

　　1 求同存異,統(tǒng)籌兼顧
領(lǐng)導(dǎo)分工不同,考慮問題的出發(fā)點(diǎn)就不同,即使都是為了搞好工作,意見也不一定全都一致。另外,當(dāng)一項(xiàng)工作涉及各個(gè)相關(guān)方面時(shí),往往不同方面的分管領(lǐng)導(dǎo)人都會(huì)關(guān)注這項(xiàng)工作。如果各領(lǐng)導(dǎo)人分別從自己的職能角度,對(duì)這項(xiàng)工作做出了看法不同的指示時(shí),就出現(xiàn)了使秘書左右為難的多頭指示,秘書就可能被“夾”在中間,兩頭受氣。對(duì)此,秘書一定要認(rèn)清楚領(lǐng)導(dǎo)意見的相同之處,做到求同存異。因?yàn)檫@樣做,一則兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的意見都符合,二則領(lǐng)導(dǎo)也希望團(tuán)結(jié)一致,不講團(tuán)結(jié)的畢竟是少數(shù)。這樣就可避免兩頭受氣了。
某公司新年度經(jīng)濟(jì)目標(biāo)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)決策敲定后,各部門經(jīng)理迅速組織所屬二級(jí)單位分解任務(wù)。王經(jīng)理讓辦公室林主任準(zhǔn)備會(huì)議室明天召開安全會(huì)議,接著劉經(jīng)理也讓他準(zhǔn)備會(huì)議室在同一時(shí)間召開采購(gòu)部職員會(huì)議,可會(huì)議室只有一個(gè)。張主任硬著頭皮對(duì)劉經(jīng)理說:“能否將會(huì)議拖后一下,王經(jīng)理先提出要用會(huì)議室的。” 劉經(jīng)理答道“我的事挺多,明天晚上還要出差呢。” 林主任又找王經(jīng)理,可王經(jīng)理說會(huì)議通知早已發(fā)出,想改也來不及了。經(jīng)驗(yàn)豐富的林主任在無奈之際他大膽地出了一策:把兩個(gè)會(huì)議合在-起開,很快提議得到了兩位經(jīng)理的認(rèn)同。其實(shí),有許多“夾板”是由于秘書在執(zhí)行命令過于死板而人為造成的。如果下級(jí)能從實(shí)際出發(fā),變通地執(zhí)行,就可避免了,從而收到了皆大歡喜的結(jié)果。
2 領(lǐng)會(huì)精神 ,維護(hù)大局
從管理科學(xué)化的角度來說,多頭指示是不利于工作有序進(jìn)行的。但從秘書工作頭緒多,要與各個(gè)方面打交通的實(shí)際情況來看,多頭指示往往是難以避免的。面對(duì)這種情況,作為領(lǐng)導(dǎo)人,應(yīng)主動(dòng)會(huì)商,討論出各方面都能接受的方案來,不要使下級(jí)為難。作為秘書,應(yīng)主動(dòng)尋求領(lǐng)導(dǎo)人意見的共同點(diǎn),靈活處理。如果處理不當(dāng),不僅會(huì)使工作陷于混亂,而且會(huì)影響秘書與領(lǐng)導(dǎo)甚至影響領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系。我們常說,秘書執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,必須抓住“精神實(shí)質(zhì)”,這就是強(qiáng)調(diào)正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。不同領(lǐng)導(dǎo)的指示盡管在許多具體細(xì)節(jié)上各有所異,但在大的方面精神實(shí)質(zhì)是一致的,有時(shí)秘書之所以會(huì)出現(xiàn)被領(lǐng)導(dǎo)之間“夾”住的現(xiàn)象,往往是由于理解有誤,人為造成矛盾,從而自己把自己給“夾”住了。所以,秘書在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)命令時(shí),一定要對(duì)上級(jí)的命令仔細(xì)分析一下,抓住了精髓再干。
早晨剛上班,市旅游局秘書小王就被局長(zhǎng)叫去“接旨”:最近市里準(zhǔn)備搞一個(gè)旅游新聞發(fā)布會(huì),讓他集中精力撰寫一份專題匯報(bào)。他回到辦公室,分管局長(zhǎng)又安排:下午市委宣傳部組織了一個(gè)旅游座談會(huì),請(qǐng)他參加一下。小王一聽,急忙解釋道:“局長(zhǎng)剛剛吩咐我集中精力寫匯報(bào)哩,我哪有時(shí)間參加座談會(huì)。”“磨刀不誤砍柴功嘛,參加一下對(duì)你會(huì)有好處的,自己看著辦吧!”分管局長(zhǎng)絲毫沒有讓步的意思。小王頓時(shí)感到十分委屈,但隨即靜下心來一想,從大局看兩件工作實(shí)際上是并不矛盾。因?yàn)閰⒓勇糜巫剷?huì)能為他寫好匯報(bào)材料提供素材,再說,局長(zhǎng)又沒有馬上讓他“交卷”。于是,他立即到分管局長(zhǎng)那里去“領(lǐng)命”了。這里,小王就是仔細(xì)分析了領(lǐng)導(dǎo)的指示,從大的方面找到了它們的共同點(diǎn),從而將它們統(tǒng)一起來,將要形成的“夾板”也化為烏有了。

3 力爭(zhēng)協(xié)調(diào),融洽關(guān)系
按理說,領(lǐng)導(dǎo)人之間的工作意見不一致,確有領(lǐng)導(dǎo)層本身協(xié)調(diào)不夠的原因,但作為被“夾”者,秘書多從好處著眼,充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性,通過創(chuàng)造條件爭(zhēng)取讓領(lǐng)導(dǎo)意見統(tǒng)一起來,才能改善被動(dòng)局面。秘書應(yīng)主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)們溝通或促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通,共同商討出一個(gè)妥善的辦法。若各分管領(lǐng)導(dǎo)人各持已見,相持不下,秘書要請(qǐng)示主要領(lǐng)導(dǎo)人,由主要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)或裁決。
為隆重慶祝建廠50周年,某廠決定搞一次大型廠慶活動(dòng)。廠長(zhǎng)對(duì)廠辦主任老張的廠慶方案給予了高度的評(píng)價(jià),并讓他找分管財(cái)務(wù)的副廠長(zhǎng)審定,以劃投資金著手籌備。沒想到了副廠長(zhǎng)那里,副廠長(zhǎng)以投資過大理由反對(duì)。老張本來想說“廠長(zhǎng)都同意了,難道要否定廠長(zhǎng)的決定”,但他一想這不就制造了領(lǐng)導(dǎo)間的矛盾了嗎?兩難之際,他想到財(cái)務(wù)主管往往有“手緊”的習(xí)慣,看到大花費(fèi)心疼,何不讓廠長(zhǎng)出面呢?于是他在廠長(zhǎng)面前說了一大堆副廠長(zhǎng)的好話,就是資金困難,需要廠長(zhǎng)協(xié)調(diào)一下。果然,在廠長(zhǎng)的工作下,副廠長(zhǎng)批準(zhǔn)了廠慶方案。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意見相左時(shí),顧此失彼會(huì)受氣,擁護(hù)一方得罪一方制造兩方矛盾會(huì)更受氣。正是意識(shí)到這一點(diǎn),老張才不氣餒不急躁,從好處想問題,讓一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)說服另一領(lǐng)導(dǎo),這樣,自己就避開了矛盾,也讓領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一了意見。
4 掌握特點(diǎn),靈活運(yùn)用
任何領(lǐng)導(dǎo)者都有一套具體的領(lǐng)導(dǎo)方法,其安排工作都存在著一定的靈活性,而這種靈活性又常常體現(xiàn)在每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的性格、習(xí)慣、作風(fēng)等特點(diǎn)中。因此,要想避免被領(lǐng)導(dǎo)之間的“夾板”夾住,平時(shí)就要注意摸清并掌握不同領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn),做到心中有數(shù),將影響工作的矛盾消除在萌芽狀態(tài)。比如對(duì)愛說過頭話的領(lǐng)導(dǎo),理解時(shí)就要防止“過頭”,對(duì)說話“欠火”的領(lǐng)導(dǎo),理解時(shí)就不能總“欠”著應(yīng)該到的“火”。只有摸清不同領(lǐng)導(dǎo)的喜好,才能采取靈活機(jī)變的措施,防止生搬硬套而制造的“夾板”,從而避免自己“夾住”自己。

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華中農(nóng)業(yè)大學(xué)自考

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