2017年湖北自考《檔案管理學》章節(jié)復習：鑒定工作

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鑒定工作的內容和制度

一、內容

1、制定標準

2、確定期限

3、找出無保存價值的檔案，銷毀。

二、 制度：

(一)確定統(tǒng)一的檔案鑒定原則和標準

(二)確定鑒定工作的組織領導

鑒定工作分階段進行：

1、機關文件歸檔時特別剔除一部分沒有保存價值的文件，剔除的文件主要參照國家檔案局于2006年12月18日公布并施行的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》來執(zhí)行。不歸檔的范圍主要有：

(1)上級機關的文件：上級機關任免和獎懲非本機關工作人員的文件，普發(fā)供參閱，不辦理的文件材料;上級機關發(fā)來供工作參考的抄件，征求意見來定稿的文件。

(2)本機關的文件材料：重份文件、無查考利用價值的事務性和臨時性文件;未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領導審閱、簽發(fā)的未效的文件、電報、草稿;一般性文件的歷次修改稿;鉛印文件的各次校對稿(定稿除外);從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料，無特殊保存價值的信封、一般性表態(tài)、詢問、一般問題、提出一般性建議或意見的人民來信;機關內部互相抄送的文件材料;不應履行公文的行文、介紹信等。本機關負責人兼任外機關職務時形成的和本機關無關的文件材料。

(3)同級機關和非隸屬機關的文件材料：參加非主管機關召開的會議、不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料，非隸屬機關抄送的，不需要辦理的文件材料。

(4)下級機關的文件材料：下級機關送來參閱的簡 報、情況反映，不應抄送或不必備案的文件材料;越級抄送的一般的、不需要辦理的文件材料;下級機關抄報、備案的一般性文件材料。

2、 對歸檔文件確立保管期限。

應當根據(jù)2006年的期限表進行，對專門單位(地質部、煤炭部、石油部等)就制定專門檔案保管期限表，或者結合本機關的實際情況，編制本機關或本系統(tǒng)的檔案保管期限表，此表要經(jīng)過本機關領導審批后執(zhí)行，并報同級檔案行政管理部門備案。

3、 保管期滿的檔案應當剔除銷毀。

(三)檔案的銷毀

機關銷毀失去保存價值的檔案，須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關分管負責人批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，并且在銷毀清冊上簽字，情況特殊的專門檔案，另有銷毀規(guī)定的按照有關規(guī)定執(zhí)行

(四)制定檔案保管期限表，實行審批制度

檔案鑒定的方法

一、決定檔案保存價值的因素

1、檔案自身的特點和狀況

2、社會利用需求

國家各項事業(yè)、黨和國家各項工作、廣大干部和人民群眾對各種檔案利用的需求，影響著檔案的保存價值。二、鑒定檔案價值的基本觀點

(一)全面的觀點

(二)歷史的觀點

(三)發(fā)展的觀點

三、分析檔案價值的具體方法

總方法：檔案保存價值的確定應當以反映本機關的主要職能活動為出發(fā)點，以分析檔案內容為中心，結合考慮檔案的作者，形成時間，名稱，完整程度、可靠性、有效性以及外型特點等因素。研究過去檔案的被利用情況，全面地估計和預測對檔案的利用需求，正確判定檔案的保存價值。

具體方法：直接鑒定法——要求鑒定人員逐件逐張地審查檔案材料的價值，從它的內容、作者、名稱、可靠程度等方面，去全面考查它的價值。

四、鑒定檔案價值的標準(也有的書上稱為“方法”)

1、來源標準

檔案的來源是指檔案的形成者。檔案形成者在社會上以及機關內的地位、作用和職能要影響甚至決定檔案的價值。

2、內容標準

檔案內容是決定檔案價值最重要、最本質的因素。對檔案內容的分析可著眼于以下四個方面：

A、檔案內容的重要性;

B、檔案內容的獨特性;

C、檔案內容的時效性;

D、除上之外，對檔案內容的真實性、完備性等也要加以考察，以準確地把握檔案的價值。

3、形式特征標準

檔案的形式特征是文件的名稱、責任者、形成時間、載體形態(tài)、記錄方式等。在某種情況下，這些形式特征也可能對檔案的價值發(fā)生影響。 4、相對價值標準

在一定的情況下，某些文件的保存價值和保管期限可以相對地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗內檔案的完整程度。

在根據(jù)上述標準分析檔案價值的時候，要始終堅持辯證的思維方法，切忌機械、片面地強調某一方面，忽略其他。

五、方法論問題

1、研究利用規(guī)律，預測未來利用需要

2、研究檔案保存的效益

3、重要性與保管期限長短的關系

4、彈性原則

保存從寬，銷毀從嚴;孤本從寬，復本從嚴;本機關從寬，外機關從嚴;兩可之間的，就高不就低; 暫緩銷毀歷史檔案從寬，現(xiàn)行檔案從嚴;

解放前檔案從寬，解放后檔案從嚴; 首腦機關從寬，一般機關從嚴;上機機關從寬，下級機關從嚴; 撤銷機關從寬，現(xiàn)行機關從嚴;

六、在鑒定工作中需要注意的問題

(一)應當以全國統(tǒng)一規(guī)定的鑒定原則和標準作為依據(jù)，不能夠自行其事。

(二)應當考慮各方面的作用。這里主要指出應當考慮憑證作用和參考作用，正面作用和反面作用，內容上的作用和形式上的作用。

(三)對重要的設備的檔案和基建檔案應當由使用設備和建筑物的機關檔案部門保存復制件，原件移交到檔案館保存。

(四)寬嚴問題："寬"：指鑒定的標準放寬，多保存一些;"嚴"指標準嚴格一些，少保存一些

檔案保管期限表

一、作用

(一)能夠統(tǒng)一鑒定認識，避免人為的局限性和片面性，使鑒定有章可循。(表雖是主觀制度，但較接近于客觀)

(二)能夠保證鑒定工作質量。(表是通過長期實踐總結出來的)

(三)能夠提高鑒定工作的效率，加快檔案鑒定速度。(根據(jù)表把檔案對號入座，較為方便，速度又較快)

(四)可以防止任意銷毀檔案文件，維護檔案的完整與安全。(有保管價值的文件一般都歸入了保管期限表)

(五)立卷時可以據(jù)此考慮文件的價值，把具有相同價 值、聯(lián)系密切的文件材料組合在一起，不同價值的文件材料分開組卷，保證案卷質量，為日后進館復查打下了基礎。

二、類型

1、通用檔案保管期限表

2、專門檔案保管期限表

3、同系統(tǒng)機關檔案保管期限表

4、同類型機關檔案保管期限表

5、機關檔案保管期限表

三、保管期限

專門檔案的保管期限

1、人民法院的訴訟檔案分為永久、長期(60年)、短期(30年)，刑事案件的證物不宜長期保管的至少也要保存十五(證物有些是檔案，有些則不是);案件的結案時間是終審判決結案后的第二年算起;檔案的銷毀是將其中的判決書、裁定書、調解書取了一份，按年度審判級別整理立卷、永久保管。

2、書稿檔案 其保管期限與文書檔案一致。

3、會計檔案 其保管期限分為兩種：

定期(三年、五年、十年、十五年、二十五年)、永久

其保管時間是從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案中的預算、計劃、制度等文件材料的保管期限是和文書檔案一致的。

三、保管期限的劃分原則

(一)總規(guī)定：確定檔案的保存價值要堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義觀點，正確分析和鑒別檔案內容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機關(泛指)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。

(二)具體的原則

1、凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案列為永久保管。

2、長期：主要是反映本機關一般工作活動，在較長時間內對本機關有查考利用價值的文件材料列為長期保管，主要由三部分構成：

(1)本機關一般工作問題的文件材料;一般會議的主要文件材料;人事管理工作形成的一般文件材料。

(2)直屬上級頒發(fā)的、屬于本機關主管業(yè)務、并且需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料。

(3)下級機關報送的重要總結報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

3、凡是在較短時間內對本機關有參考利用價值的文件材料到為短期保管

(1)本機關一般事務性的文件材料

(2)上級和同級機關頒發(fā)的非本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行文件材料。

(3)下級機關報送的一般工作總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

四、應當注意的問題

(一)要以保存本機關形成的文件材料為重點，永久和長期卷中上、下級文件也應有一定比重，全面估計和預測對檔案的需要，不能硬性劃分上、本、下級文件幾種保管期限的百分比。(實際工作中的有的作法是極形式主義的，不可取，不合理。)

(二)正確處理完整與精煉的關系：在完整的基礎上求精煉，不必過于強調少而精。

(三)對檔案的鑒定要相對穩(wěn)定，不宜反復進行。即文件鑒定之后，不到期則不再次鑒定。

(四)保管期限不宜劃分很精確的年度。

檔案鑒定工作制度和組織

一、檔案室工作制度和組織 成立鑒定小組

二、檔案館工作制度和組織 成立鑒定委員會

三、銷毀檔案的批準和監(jiān)銷制度

機關領導批準

主管領導機關批