自學考試“外國秘書工作概況”筆記（九） -自考串講筆記

　　第九章

　　第一節(jié)

　　日本位于亞洲東部，實行議會內(nèi)閣制

　　中央政府承擔秘書工作的主要有以下機構

　　1.日本內(nèi)閣官房

　　是內(nèi)閣執(zhí)行行政事務的主要助手，其主要職能是負責內(nèi)閣日常事務，安排內(nèi)閣會議的議程，收集重要情報，進行調查研究，向內(nèi)閣提出制訂重要政策的依據(jù)。

　　內(nèi)閣官房下設內(nèi)閣參事官室、內(nèi)閣審議室、內(nèi)閣調查室。

　　2.日本總理府本府

　　總理府本府下設總理大臣官房、賞勛局、恩給局、統(tǒng)計局、人事局等

　　總理大臣官房是總理大臣的辦公廳，負責保管官印和文件、會見記者、編印有關文件；

　　總理府本府還設有青少年對策本部、老人對策室、北方對策本部、總理府廣播室等專門機構；

　　3.日本行政管理廳

　　其主要任務是促進行政機關工作的效率化、簡便化、審查政府各機關的機構設置是否合理，官員職員是否適當，并提出行政改革的建議和方案。

　　下設長官官房、行政管理局、行政監(jiān)察局、行政監(jiān)理委員會以及地方分支機構；

　　第二節(jié)

　　一、基本素質要求

　　1.積極進取精神

　　2.創(chuàng)造性地工作

　　3.嚴守秘密

　　4.對外接待熱情誠實

　　5.與領導人融洽相處

　　6.能很好地配合同事工作

　　7.掌握交談技巧

　　8.有比較強的寫作能力

　　9.衣著打扮注意分寸

　　10.能熟悉地使用各種辦公自動化設備

　　11.善于利用空閑時間

　　12.主動收集和保存工作所需的資料，為領導決策提供服務。

　　二、工作規(guī)范化要求

　　1.辦公行為規(guī)范化

　　（1）研究工作的步驟

　?。?）測定所需要的時間

　　（3）養(yǎng)成計劃的習慣

　?。?）認真負責、思考周密

　　2.辦公環(huán)境規(guī)范化

　　3.辦事程序規(guī)范化﹕計劃→實行→檢討

　　4.成功秘書的標準

　?。?）責任心極強，無論做何工作都能達到正確與完美的境界，處理事務能迅速找到最合適的方法，在工作內(nèi)容上能通盤考慮、全面理解、對所做工作的目的和要達到的標準都十分清楚；

　　（2）溝通婉轉

　　（3）行事機敏，面對工作任務，能迅速決定工作順序；若無法分出優(yōu)先順序則先難后易；開展新工作時，能做好準備。

　?。?）形象良好

　　第三節(jié)

　　一、公文撰擬

　　1.業(yè)務報告的撰擬

　?。?）撰擬業(yè)務報告的基本程序﹕要抓住三個特點﹕簡潔性、明了性、具體性；

　?。?）撰擬業(yè)務報告結論的方法﹕結論→理由→經(jīng)過。

　　2.商務文件的撰擬

　　3.便條的書寫和使用

　　二、文件資料的處理

　　1. 文件檔案資料的處理

　?。?）要根據(jù)本單位經(jīng)營管理需要，不適用的材料不用收集，要講究效率，當上司需要某種資料時，能夠及時準確地提供；

　?。?）要分清保管文件檔案資料的類別

　?。?）要掌握處理的流程

　?。?）正確使用文件檔案管理的有關工具

　?。?）掌握正確的分類方法

　　（6）要理解有關術語

　?。?）抓住要點

　　2.往來郵件的處理

　?。?）分清處理郵件的種類

　?。?）開封精細

　?。?）要妥善處理郵件的毀損情況

　?。?）注意必須回信的郵件處理，要趕緊回信

　?。?）要根據(jù)郵件提供的有關信息把要事計入行事表內(nèi)

　　3.剪報的處理

　　第四節(jié)

　　一、日本秘書會議籌備及服務工作

　　1.會務工作

　?。?）會前準備工作

　　確定會議目的

　　明確會議議題

　　確定主持者、參加者人選

　　確定會期

　　確定會議形式

　　籌備會議要很好地考慮各個環(huán)節(jié)和步驟

　?。?）會場布置

　　準備會場，首先要考慮三點﹕大小要和人數(shù)相適應；要在肅靜、來往的人少的地方；要還與會議目的相稱的會場。

　　會桌常見有如下四種類型﹕圓桌式、口字型、I字型、V字型、教室型

　　2.會前檢查

　　二、日本秘書辦公內(nèi)務

　　第五節(jié)

　　日本秘書與上司的關系

　　一、遵從上司

　　日本秘書必須嚴格遵從上司，在工作安排上要適應上司的需要，在工作行為上要遵循上司的指令，在工作出發(fā)點上要以提高上司工作效率、減輕上司的負擔為依據(jù)。

　　1.上司上班時的服務

　　2.上司外出的服務

　　3.上司下班之際秘書的要務

　　二、嚴格自律

　　1.清早行事

　　2.正確對待自己的過失

　?。?）要坦白地道歉

　?。?）要反省失敗的原因

　?。?）要說明事實

　?。?）要等待上司的指示和處理

　　3.不斷提高

　　首先要求秘書精讀一些基本的專業(yè)書籍；

　　其次在精讀幾本基本的專業(yè)書的基礎上，要通讀幾本書，這些通讀的書，可以只選擇其中的重要部分或關鍵章節(jié)，以拓展自己的知識面；

　　其三要學會收集和整理資料，記錄收集有關資料，最好以一事一頁為原則；

　　其四養(yǎng)成記筆記、記備忘錄的習慣；