自考“中外秘書比較”串講筆記十二

　　第十三章

　　我國秘書人員的素質標準體系全面、系統(tǒng)，要求偏于理想化，有濃重的政治色彩，特別強調秘書活動的規(guī)范性、整體性。這也與我國秘書工作的政治性強的基本特征是一致的。

　　西方秘書素質標準與秘書工作實務更為緊密，立足于“實際如此”。

　　中外秘書素質標準的融合

　　我國秘書素質與國際接軌，應注重以下方面：一是面對我國秘書理論與實踐的實際，具體分析哪些是我國秘書文化中的民族性精華，哪些已不適應現(xiàn)代秘書工作實際或不符號國際交往的要求。把諸如守職守紀、敬業(yè)安分、務實求真、誠懇友善、直言勸諫、自強自重等良好的素質傳統(tǒng)繼承發(fā)揚，把那些過高的要求或脫離實際的東西加以摒棄；二是針對我國國際交往的現(xiàn)實需要和未來發(fā)展的要求，借鑒西方發(fā)達國家的秘書素質體系，吸取其合理部分和國際交往慣例，國際合作與交流的有關法規(guī)、要求及禮儀，文電往來，會談、會見程序方法和交際藝術等，納入和充實到我國現(xiàn)有的秘書業(yè)務技能和素質系統(tǒng)中去；三是根據(jù)現(xiàn)代管理和辦公自動化的需要，加強我國秘書人員的知識素質、能力結構；四是隨著管理實踐的發(fā)展和現(xiàn)代領導對秘書輔助需要的變化，不斷有針對性地調整和強化我國秘書人員的素質結構，動態(tài)調整和制定新的素質標準，使秘書的素質標準更加貼近不斷發(fā)展的秘書工作實踐，并在實踐中發(fā)揮重要的指導作用。

　　秘書素質標準是對秘書活動主體提出的知識、能力、氣質、人格、作風等方面的要求，是秘書生活主體主觀方面素質的標準化反映。它必須與秘書活動客體——秘書工作和秘書活動環(huán)境形成有機契合，符合秘書工作和秘書活動環(huán)境的需要，并隨秘書工作和秘書環(huán)境的發(fā)展而調整、發(fā)展。

　　二、人才選用標準的異同

　　文字處理能力、綜合辦公室能力是各國選用秘書的共同要求。美國《韋氏秘書手冊》在談到“基本能力和必備知識”時指出，“秘書是所有行業(yè)中第一流的文字處理能手。流暢的語言，對秘書來說，不僅在轉述上同等重要。能夠嫻熟使用電話，給其他雇員以清晰的指示”。“準確無誤地撰擬和處理信函，從容優(yōu)雅地會見賓客和陌生人”。

　　美國國家秘書協(xié)會（現(xiàn)在稱“國際專職秘書協(xié)會”）設立了“秘書專業(yè)證書”（CPS）項目，由專門學校主持考試并發(fā)給證書?？荚嚭细裾?，可以獲得行政管理專業(yè)證書，可在信頭或自己署名后綴C.A.MP字樣。

　　中法高級秘書培養(yǎng)的異同：

　　在法國，已故總統(tǒng)戴高樂盡管是行伍出身，但它深知一個高效的“文官政府”對長治久安的重要性，而高質量的秘書人才，又是政府運轉中不可缺少的關鍵組成部分。由于秘書工作很少有人一輩子干到底，而有很大的流動性，所以他考慮到建立一種有競爭性的教育體制，形成“秘書——文官——中高級官員”一體化的干部培養(yǎng)模式。1945年10月，擔任法國臨時政府主席的戴高樂將軍簽署了一項法令，籌辦法國國立行政學院。其宗旨是：全力培養(yǎng)從秘書做起的國家管理人才。具體的目標則是，培養(yǎng)出一批優(yōu)秀的領導人才，建立科學的、富有活力的培養(yǎng)程序，摒棄法國歷來的行政機構愚腐、官僚習氣嚴重的弊端，達到在國家行政管理機構中樹立新風尚、新秩序的目的。

　　相比而言，我國對培養(yǎng)一般秘書人才與培養(yǎng)高級秘書人才沒有區(qū)別開來，是起點較低，數(shù)量較大的培養(yǎng)模式。高級秘書人才要從一般秘書人員或其他工作人員中擇優(yōu)挑選。這樣的培養(yǎng)模式，注重了從實踐中選拔高級秘書人才，但周期較長，而且沒有形成對高級秘書人才進行專門化培養(yǎng)的體制。因此，物色年輕的、受過專門職業(yè)訓練的高級秘書人才比較困難。

　　法國國立行政學院培養(yǎng)高級秘書人才是高起點、小批量的培養(yǎng)模式，是以專門培養(yǎng)高級秘書進而擇擾培養(yǎng)中高級行政官員為目的的。這種培養(yǎng)模式，把培養(yǎng)一般秘書人才與培養(yǎng)高級秘書人才區(qū)分開來，有利于培養(yǎng)更年輕的高級秘書，這比較符合秘書的職業(yè)特點；同時，這種“秘書——文官——中官級官員”一體化的培養(yǎng)模式，合理利用了秘書是領導的近身助手，參與領導實踐活動比較多，便于學習領導工作方法、領導藝術和形成全面思考問題、進行決策、指揮等領導科學知識的職業(yè)優(yōu)勢。這種教育模式，對培養(yǎng)優(yōu)秀的中高級年輕官員，是有積極意義的。

　　法國國立行政學院的教學與其他高校不同。該校在第一年不在課堂上課，而把學生分派到各級行政機構去擔任見習行政人員。大多是到省市行政區(qū)去擔任省長、市長的“見習辦公室主任”，個別人還可以擔任駐外大使的“見習秘書”。學生擔任“見習行政人員”有職有權，甚至在上司不在時，有權處理公務，可以主持一般的“公民接待”，也可以根據(jù)有關規(guī)定簽署某種法令、法定。學生學習有法律給予的保障。實習的導師就是實習所在單位的最高官員，學院不另派教師指導。這樣“真刀真槍”的實習之后，每人交一篇實習論文，不準空談理論，只能總結一年中遇到哪些重要問題以及加何處理，再從法律、政治、經(jīng)濟等角度，升華到理論，進行高度概括。在校上課期間，這些論文進行廣泛地交流，從專業(yè)知識的角度，進行深入地研究。這種獨特的教學方法，真正遵循了“實踐——理論——實踐”的原則，學習的知識扎實，動手能力和理論水平能夠使學生在在校期間得到有效的提高，符合應用學科的教學特點，能在較短的時間內培養(yǎng)出高級秘書人才。

　　我國秘書專業(yè)的畢業(yè)生，大多要從一般辦事員干起。一是因他們大部分尚不具備干重要秘書工作的實際能力；二是因為“論資排輩”的傳統(tǒng)的困擾。

　　總體來說，法國國立行政學院對“秘書——文官——中高級官員”培養(yǎng)一體化的思路，對優(yōu)秀青年進行專門教育的體制，理論密切聯(lián)系實際的教學方式等，有很多是值得我們借鑒的東西。這不僅對秘書人才培養(yǎng)分出層次，以滿足不同管理級別的需要，而且為高級秘書人才和中高級行政官員的年輕化，找到了一條有效的途徑。這對我國高級秘書人才和各級管理人才年輕化問題，在培養(yǎng)教育模式方面是有參考價值的。

　　中德外事秘書培養(yǎng)的異同：

　　隨著德國經(jīng)濟、科技實力的迅速提高，其職業(yè)教育已從“工藝型”、“技能型”向“高科技腦力型”方向發(fā)展。德國公民已開始逐漸脫離笨重體力勞動的行列，培養(yǎng)“白領階層”的“歐洲秘書”成為該國解決女青年就業(yè)問題的一個重要手段。他們從1985年就開始著手運作，說服文科中學（相當于我國的重點中學）高中畢業(yè)的女學生及家長，改變報考一般大學的打算，進入大學附設的“歐洲秘書”培訓班，進行兩到兩年半的職業(yè)培訓。

　　比較之下，中德兩國外事秘書人才培養(yǎng)目標均與本國的發(fā)展戰(zhàn)略緊密聯(lián)系在一起。我國外事秘書人才教育由培養(yǎng)為政治和行政服務的黨政機關外事秘書，逐漸轉向為經(jīng)濟和管理服務的企業(yè)外事秘書；而德國則從培養(yǎng)為本國社會各階層服務的秘書逐漸轉向培養(yǎng)歐洲通用型秘書和駐外企業(yè)秘書。

　　德國“歐洲秘書培訓班”在教學中引進了擇擾，淘汰的競爭機制。他們把整個培訓時間劃分為三個階段。第一階段為半年，培養(yǎng)掌握一般秘書工作知識、技能，嚴加考核，不允許補考。不合格者，一律淘汰，失去繼續(xù)深造和出國求職的機會，但可在國內低層次秘書工作崗位去謀求就業(yè)。第二階段是“歐洲秘書預備班”，時間為一年，強化訓練英、法及其他歐共體用語言，同時學習德語文書，信函處理技術、辦公自動化設備使用技術等。學習結束后，由全德“歐洲秘書協(xié)會”及“國際貿易協(xié)會”兩方面聯(lián)合考核，發(fā)給證書，過關者進入第三階段，也就是“歐洲秘書強化班”，又稱“外語秘書班”學習。被第二階段淘汰者，發(fā)給“普通秘書”證書，可在國內就業(yè)或在國外自謀職業(yè)。進入“歐洲秘書強化班”，也就是第三階段后，再學習一年時間，主要課程學習歐共體各國的經(jīng)貿用語、日常會話及歷史、文化、民俗、世情方面的基本知識，同時以西班牙語作為第三外語強化訓練，達到要求經(jīng)考核合格者，發(fā)給國家認可和歐共體各國承認的“歐洲秘書證書”，可在歐共體各國順利就業(yè)。

　　德國歐洲秘書教育除了分三階段培養(yǎng)的擇優(yōu)外，在開設課程上也很有特色。對作為“選修課”的實踐性技術操作課程，如速記、打字、辦公計算機程序處理以及外語的口語、筆譯卻格外重視，每門選修課都有確定指標，速記每分鐘最少達到120個音節(jié)，打字每分鐘200-220鍵。在語言能力上，英語要求學習了7年以上的證書，法語要求有學習了5年以下的證書，加上德語，可以說“初通三國語言”才能進入“歐洲秘書培訓班”。進校以后，對外語采取缺啥補啥，進行強化訓練，要求英語或法語的口述同步打字，每分鐘不得少于150鍵才能過關。

　　德國“歐洲秘書培訓班”招生對象是“清一色的女生”，符合“秘書職業(yè)女性化”的新趨勢。