第五章公文管理信息系統(tǒng)
　　
　?。ㄒ唬┕墓芾碜詣踊攀觯牡纳?、辦理、存儲、檢索、傳遞、歸檔等項工作環(huán)節(jié)的現(xiàn)代化管理，即以現(xiàn)代化工具和方式代替手工操作。
　　
　　1、識記：（1）公文－公務文件或公務文書的簡稱，是指機關、部門、團體在處理公務活動的過程中，按特定體式形成與使用的、具有法定效用的文件，包括收文、發(fā)文、內部文件和其他文字材料
　　
　?。?）公文工作-各級、各類國家機構或社會組織的工作人員所從事的，自公文形成直至辦理完畢的全部活動過程。包括公文的撰制、傳遞、處理等，直至最后向檔案部門移交。
　　
　?。?）公文手工管理流程－發(fā)文管理、收文辦理、辦畢公文處理
　　
　　發(fā)文辦理－發(fā)文單位對公文的撰寫、處置和管理的工作過程。
　　
　　包括：立意、撰寫、會簽、審核、修改、簽發(fā)、注發(fā)、繕印、校對、蓋印、分裝、發(fā)送、催辦、查辦
　　
　　收文辦理－公文接收后，在受文單位內部就文件運轉辦理所構成的一系列工作環(huán)節(jié)。
　　
　　包括：簽收、登記、分發(fā)、摘編、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、查辦
　　
　　辦比公文處理－對辦畢的公文處理的過程。包括：清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔
　　
　　（4）公文管理自動化發(fā)展－人工管理、啟蒙與準備、公文管理現(xiàn)代化初級階段、公文管理現(xiàn)代化成熟階段
　　
　　2、領會：（1）手工管理公文存在的問題－
①掌握信息不完全、不及時
②控制辦文手段的不足
③公文統(tǒng)計難度大
④不必要的重復勞動
⑤辦文效率低
　　
　　（2）公文管理自動化的背景與動力
　　
　　科技因素（計算機、網絡、文字處理技術、多媒體技術、管理科學、軟件科學）、人員因素、價格因素
　　
　?。?）公文管理信息系統(tǒng)的實現(xiàn)方式（單機方式和網絡方式）
　　
　　單機方式－公文的傳遞、辦理、直至歸檔仍采用傳統(tǒng)人工方式，只是對公文的形成特征和內容特征采用計算機進行管理
　　
　　網絡方式－公文直接在計算機上生成，收、發(fā)文通過計算機網絡進行傳遞，在計算機服務器與各計算機終端上對文件的整個辦理過程進行科學的管理。
　　
　　（二）公文管理數據庫設計
　　
　　1、識記：數據庫管理系統(tǒng)的選擇－任務：根據系統(tǒng)功能的需要，決定數據庫的組織形式和存儲方式
　　
　　數據庫系統(tǒng)應具有性質：
①支持SQL語言的關系型數據庫
②支持多媒體數據格式及全文存儲
③支持網絡環(huán)境
④豐富完整的輔助開發(fā)工具
⑤良好的兼容性⑥快速的運行速度
　　
　　2、應用：（1）公文管理數據庫的結構設計
　　
　　
①確定文件名；

②設計數據庫文件結構；

③確定數據庫間的關聯(lián)字段
　　
　　數據庫文件－庫文件，數據庫中的基本數據以文件的形式存儲在磁盤中
　　
　　包括：主文件、索引文件、暫存文件、后備文件、參考文件
　　
　　設計庫文件結構－字段名、字段類型、字段寬度、小數位數四個結構參數
　　
　　字符型C，數值型N，浮點型F，邏輯型L，1，日期型D，8，備注型M，10，通用型G，10
　　
　　（2）公文管理數據庫的建立－
①數據庫結構的建立（命令方式、菜單方式）
②向數據庫輸入數據
　　
　　（3）收文數據庫文件結構；

　　
　　收文號C 20收文日期C 10來文單位C 30文件號C 20
　　
　　性質C 4類型C 8密級C 4緊急程度C 8
　　
　　題名C 70正文份數N 3 0附件份數N 3 0頁數N 4 0
　　
　　文書處理號C 8分類號C 14承辦者C 70主題詞C 50
　　
　　提要M 10全文G 10
　　
　?。?）發(fā)文數據庫文件結構